২.৪ইনভয়েস ও রসিদ

এক নজরে

অর্ডারের ইনভয়েস একটি ছাপার মতো বিল। এতে থাকে ক্রেতার নাম ও ঠিকানা, পণ্যের তালিকা, ছাড়, ডেলিভারি চার্জ, ভ্যাট, মোট, এখন পর্যন্ত পরিশোধিত টাকা আর বাকি টাকা। অর্ডারের বিস্তারিত পাতার উপরের সারিতে ইনভয়েস বোতাম চাপলে এটি খোলে। ইনভয়েসের প্রতিটি অঙ্ক সরাসরি অর্ডার থেকে আসে, তাই পাতা খোলার মুহূর্তের হিসাবটিই ছাপা হয়।

ইনভয়েস শুধু দেখা ও ছাপানোর জন্য। এখানে কিছু বদলানো যায় না। অর্ডারে কিছু বদলাতে চাইলে বিস্তারিত পাতায় ফিরে যান।

ইনভয়েস খুলতে ও ছাপাতে সব সদস্য — মালিক, ম্যানেজার ও স্টাফ — পারেন।

এই পাতায় রসিদ-এর কথাও আছে। অর্ডারের জন্য আলাদা রসিদের পাতা নেই। রসিদ পাতাটি ShopGoti-এর নিজের সাবস্ক্রিপশন বিলের জন্য, যা শুধু মালিক দেখতে পান। সেটি নিচের আলাদা অংশে বলা আছে।

স্ক্রিন পরিচিতি

ইনভয়েসের প্রতিটি অর্ডার আলাদা, তাই এখানে নির্দিষ্ট কোনো ছবি নেই। ইনভয়েস পাতার অংশগুলো উপর থেকে নিচে:

1. উপরের বার — ← Back to order লিংক (অর্ডারের বিস্তারিত পাতায় ফেরায়), Print বোতাম, এবং দুটি বিকল্প: 1 per page আর 2 per A4। এই লেখাগুলো ইংরেজিতেই দেখায়।
2. ইনভয়েসের মাথা — দোকানের নাম, ঠিকানা, ফোন ও ইমেইল (দোকানের সেটিংস থেকে), লোগো থাকলে সেটিও। ডান দিকে Invoice শিরোনাম, আর দুই কপি ছাপলে Customer copy বা Shop copy।
3. Billed to ও Invoice details — ক্রেতার নাম, ফোন, ইমেইল ও ঠিকানা; আর Invoice #, Date, Payment, Status, এবং কুরিয়ার থাকলে Courier।
4. আইটেমের টেবিল — #, Item, Unit price, Qty, Amount। পণ্যের নিচে ছোট করে SKU থাকলে সেটিও।
5. Customer note ও Amount in words — ক্রেতার নোট (থাকলে) এবং মোট টাকার কথায় রূপ। বাকি থাকলে একটি লাইন: "Please pay ... on delivery / receipt."
6. হিসাবের টেবিল — Subtotal, Discount (থাকলে, সাথে প্রোমো কোড), Delivery, VAT (থাকলে), Total, Paid, আর বাকি থাকলে Balance due।
7. নিচের অংশ — "Thank you for shopping with ..." এবং যোগাযোগের লাইন।

ধাপসমূহ

ইনভয়েস খুলুন

এক পাতায় একটি ইনভয়েস প্রিন্ট করুন

এক A4 কাগজে দুটি কপি প্রিন্ট করুন

একই ইনভয়েস দুবার ছাপা হয়: উপরে ক্রেতার কপি, নিচে দোকানের কপি, মাঝখানে কাটার রেখা।

PDF হিসেবে সেভ করুন

ShopGoti আলাদা PDF বানায় না। ব্রাউজারের প্রিন্ট ডায়ালগই PDF বানায়।

ইনভয়েসের হিসাব মিলিয়ে নিন

সাবস্ক্রিপশন বিলের রসিদ নামান

এটি ShopGoti-কে দেওয়া আপনার সাবস্ক্রিপশন বিলের রসিদ। এটি শুধু মালিক খুলতে পারেন। ম্যানেজার বা স্টাফ এই পাতায় গেলে ড্যাশবোর্ডে ফিরে যান।

টিপস ও সাধারণ ভুল

• ইনভয়েসের লেখা এখন ইংরেজিতে। ইনভয়েসের শিরোনাম, ঘরের নাম ও বোতামগুলো (Print, Customer copy, Subtotal, Balance due ইত্যাদি) বাংলা ভাষা বাছলেও ইংরেজিতেই দেখায়। ছাপা কাগজেও তাই ইংরেজি থাকবে।
• "Payment" ও "Status" ঘরে সিস্টেমের মান। এই দুই ঘরে cod বা unpaid ধরনের মান দেখায়, অর্ডারের বাংলা শব্দ নয়। অর্ডারের বিস্তারিত পাতায় বাংলা শব্দটি পাবেন।
• কিছু অর্ডারের পণ্যের নাম ফাঁকা দেখাতে পারে। স্টোরফ্রন্ট থেকে আসা কিছু অর্ডারে পণ্যের নাম সংরক্ষিত থাকে না। তখন ইনভয়েসের Item ঘর ফাঁকা দেখাবে। নামটি দেখতে অর্ডারের বিস্তারিত পাতায় যান; সেখানে নামের পাশে তারকা চিহ্ন থাকলে নামটি ক্যাটালগ থেকে নেওয়া।
• বাকি থাকলে ক্রেতাকে জানান। "Please pay ... on delivery / receipt." লাইনটি ক্রেতাকে বলে দেয় ডেলিভারির সময় কত টাকা দিতে হবে। কুরিয়ারকে সেই অঙ্কটিই তুলতে বলুন।
• অর্ডার বদলালে ইনভয়েসও বদলায়। ইনভয়েস সবসময় বর্তমান অর্ডার থেকে আসে। পণ্য যোগ বা অবস্থা বদলের পর ইনভয়েস পাতাটি আবার খুলুন, তাহলে সর্বশেষ হিসাব দেখবেন।
• ক্যাশ অন ডেলিভারির বিল। ক্যাশ অন ডেলিভারি অর্ডারে সাধারণত পরিশোধিত টাকা শূন্য থাকে, তাই Balance due সারিতে পুরো মোট টাকাই দেখাবে। ডেলিভারির আগেই পুরো টাকা নেওয়া থাকলে এই সারি আসে না।
• রসিদ পাবেন শুধু পরিশোধিত বিলের। পরিশোধ না হওয়া বিলের রসিদ থাকে না।

সম্পর্কিত পেজ

• অর্ডারের বিস্তারিত ও অবস্থা বদল — যে পাতা থেকে ইনভয়েস খোলে
• অর্ডার তালিকা — অর্ডার খোঁজা ও ছাঁকা
• নতুন অর্ডার তৈরি — ফোন বা দোকানের অর্ডার নিজে তোলা
• ড্যাশবোর্ড — অর্ডারের সারসংক্ষেপ